Gli Archivi di Stato esercitano la funzione di sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici dello Stato, ai sensi del DPR 8 gennaio 2001, n. 37 e Dlgs 22 gennaio 2004, n. 42 art. 41.
Ogni ufficio statale (se il territorio di competenza non è inferiore alla provincia) ha l’obbligo di istituire una Commissione di sorveglianza sul proprio archivio. La Commissione è un organo collegiale misto, formato da quattro componenti: due funzionari dell’ufficio di appartenenza, uno dell’Archivio di Stato e uno del Ministero dell’Interno. La composizione della Commissione riflette i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti; in particolare il rappresentante dell’Archivio di Stato manifesta le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
Le Commissioni, attraverso periodiche riunioni, hanno il compito di:
- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito;
- collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti;
- proporre la selezione dei documenti (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di selezione);
- curare i versamenti agli Archivi di Stato per gli affari esauriti da oltre 30 anni;
- identificare gli atti di natura riservata.
Elenco delle commissioni attive:
- Archivio di Stato di Mantova - 10/03/2025-09/032027
- Archivio notarile distrettuale di Mantova - 14/11/2024-13/11/2027
- Corte di Giustizia Tributaria di primo grado di Mantova - 09/11/2024-08/11/2027
- Guardia di Finanza - Comando provinciale di Mantova - 11/03/2024-10/03/2027
- Prefettuira di Mantova - 16/06/2023-15/06/2026
- Questura di Mantova - 2022-2025
- Tribunale di Mantova - 2024-2027
